Manfaat Email
Manfaat email sejak ditemukannya internet sungguh-sungguh luar biasa.
Kita bisa menghemat waktu, tenaga dan uang untuk bertukar informasi
dengan rekan-rekan kita di bagian belahan dunia yang tidak bisa terjamah
dengan mudah.
Bahkan dengan surat elektronik ini kita bisa menggaet teman baru
sebanyak-banyaknya, karena di internet kita bisa dengan mudah menemukan
profile-profile baru yang kita kehendaki.
Bagi yang sudah bertahun-tahun ?mengabdikan? diri menghadapi layar
monitor menatap dunia maya, pasti tidak heran kalau dia sering menerima
email-email, yang berguna dan yang tidak berguna. Yang tidak berguna
contohnya email iklan, bom email, email virus, email fishing (pemancing)
dll. Malah terkadang kita menerima email dari orang yang kita kenal
secara bertubi-tubi, padahal yang bersangkutan belum tentu mengirim
email itu. Sebelum kita membicarakan tentang seluk beluk manfaat dan
madlarat email dan macam-macamnya, baik kita bicara mulai dari dasar
dulu, bagaimana berkirim email secara menyenangkan.
Seperti berikirim surat lewat pos, berkirim email juga punya etika.
Berikut TOP TEN etiket dalam berkirim email :
1. Hindari spam, bombing.
Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik
berbeda atau sama. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena
bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya
tidak kita butuhkan. Sedang email bomb adalah pengiriman email dengan
subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat
penuh.
Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.
Kenapa? Karena orang yang dikirimi email akan merasa jenuh. Memang kita
kadang menyangka kalau orang yang kita kirimi email akan selalu merasa
senang. Padahal belum tentu. Apalagi kalau isi emailnya itu-itu saja.
Supaya tidak membosankan, kirimlah email lagi kalau anda sudah mendapat
balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak mengirim email. Teman anda
bisa lupa.
2. Jangan memforward email tanpa diedit.
Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke
orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward
itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > . Usahakan
tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang
pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau
anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidak
menyenangkan.
Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu
sering.
3. Ganti judul email bila perlu.
Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list.
Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject
pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya,
selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file
topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua.
Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi
karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas
kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email
yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab
saja.
5. Jangan tanggapi email ?TBC?.
Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk
meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau tidak
diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam
ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid'ah dan
khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.
6. Jaga account orang lain.
Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang
tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading ?To? nya. Kalau itu anda
lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan
lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang
muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam.
Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan
header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu
tidak muncul di halaman muka penerima email anda.
7. Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua.
Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar
alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan
huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah
dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau
penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU
saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN. 8. Hindari kalimat
singkat dalam mereply.
Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang
keindahan alam Mesopotamia . Lalu anda membalasnya dengan kalimat
singkat, ?oh ya?? atau ?enak ya?, ?benarkah? dan semacamnya. Kalau belum
punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat
ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating
saja.
9. Cek ulang sebelum di ?send?.
Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan,
susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol
?send? kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung
terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
10. Bersabarlah menerima balasan.
Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua
orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang
punya waktu luang membaca email-email anda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar